Reglas para escribir correos electrónicos

¿El envío y la respuesta a correos electrónicos ocupan demasiado tiempo? Reduce la carga siguiendo estas pautas básicas, dice la editora y escritora Victoria Turk.

«Probablemente pienses que eres un experto en correo electrónico… Pasas la mayor parte de tu día de trabajo componiendo, enviando, recibiendo y respondiendo correos electrónicos», dice Victoria Turk, editora senior de WIRED UK en una charla de TEDxAthens . «Vives en tu bandeja de entrada». Sin embargo, si escribir y responder toma demasiado tiempo o te preocupa que tus correos electrónicos estén desapareciendo en el éter sin obtener una respuesta, entonces «probablemente lo estés haciendo mal», agrega.

La filosofía del correo electrónico de Turk está dirigida a reducir la carga general del correo electrónico sobre los remitentes y destinatarios. Ella dice: «En su forma más simple, esto puede significar reducir la cantidad de correos electrónicos que envías y enviarlos a menos personas… Cuando envías un correo electrónico, debes hacerlo lo más rápido y fácil posible para el destinatario.» Aquí están su consejos específicos.

El saludo

Salta las formalidades.

«Alguna vez puede haber sido habitual tratar el correo electrónico como una versión digital de una carta de correo postal y dirigirse a su destinatario con Estimado», dice Turk. «Pero hoy en día, la mayoría de los correos electrónicos, especialmente en un contexto de trabajo, son más como notas post-it que una larga misiva».

Como resultado, está bien abrir con «hola» y un primer nombre. Su sugerencia: «Guardar Estimado y usar el título de alguien para situaciones más formales, como una sesión informativa oficial o una invitación».

Un «hola» es suficiente.

«No necesitas seguir saludando cada vez que envías un correo electrónico a alguien en un hilo continuo, particularmente si está activo», dice Turk. «Si estás teniendo una conversación de ida y vuelta, trátala como tal».

El cuerpo

Apegarse al punto.

«Cuando se trata de correo electrónico, la buena etiqueta no se trata de las florituras elegantes; se trata de respetar el tiempo de los demás», dice Turk. Un correo electrónico demasiado largo o detallado no beneficia ni al remitente ni al receptor.

Merlin Mann, la persona que acuñó el término Inbox Zero, le dio a Turk este consejo invaluable: «Suponga que todas las personas con las que se está comunicando son más inteligentes que usted y se preocupan más que usted y están más ocupadas que usted».

Eso significa, de acuerdo con Turk, «sin gofres, sin jerga, sin pequeñas conversaciones. No tienes que preguntar por la salud de tu destinatario cada vez que le envías un correo electrónico». Solo asegúrate de incluir todos los datos necesarios para que el destinatario pueda responder sin tener que hacerte preguntas primero.

Pero no seas demasiado conciso.

«Hay una línea donde la brevedad se convierte en grosería», advierte Turk. Piénsalo: ¿cómo te sentiste cuando recibiste un correo electrónico de un colega o gerente con solo un breve recibido, de acuerdo, OK o un . Como ella dice, «estos correos electrónicos parecen más como un juego de poder. Alguien que envía correos electrónicos como este está tratando de mostrar lo ocupados e importantes que son. Y eso no es muy educado». Si bien no podemos controlar las acciones de otras personas, podemos tomar unos segundos adicionales para escribir oraciones completas o agregar un «gracias» o «gracias por su ayuda».

Turk apoya el uso de emojis siempre que no sea un contexto formal: «después de todo, son básicamente un sustituto digital de la expresión facial, y todas las herramientas que tenemos para asegurarnos de que no nos malinterpreten, deberíamos estar usándolas.»

El cierre

Mantén tu cierre simple.

Turk respalda terminar con «mejores deseos», «lo mejor» y «todo lo mejor», y solo estos tres. Espera, ¿qué hay de «sinceramente tuyo»? «Demasiado formal», dice ella. ¿ «Tuyo»? «Demasiado íntimo». ¿ «Salud»? «Está bien para amigos, pero demasiado informal para un contexto profesional». ¿ «Saludos cordiales»? «Solo un poco pomposo».

La forma menos favorita de Turk para finalizar un correo electrónico: «Gracias de antemano». Ella explica: «Es increíblemente presuntuoso: no puedes agradecer a alguien por hacer algo antes de que hayan aceptado hacerlo… [Cuando cierras tu correo electrónico con él,] básicamente estás diciendo: Oye, por cierto, tú no decides si hacer esto o no».

Mantén tu firma simple, también.

«Sin palabras coloridas, sin logotipos JPG que puedan confundir los antivirus de todos, y sin citas profundas y significativas», dice Turk. «Solo tu nombre y, si es necesario, tu información de contacto».

Los toques finales

Usa tu línea de asunto para decirle al destinatario qué va a decir tu correo electrónico.

«Resume tu correo electrónico en pocas palabras clave. No escribas una oración completa porque se cortará», dice Turk. «No trates de ser gracioso». Además, reserva la palabra «urgente» o «URGENTE» para situaciones verdaderamente graves.

Conoce la regla «cc» y cúmplela.

Cumplir con esta regla, afirma Turk, reducirá la confusión y las respuestas innecesarias. Ella dice: «Los destinatarios principales de un correo electrónico, que se espera que respondan, deben ir en el campo para», explica. «Otros destinatarios de un correo electrónico, que no se espera que respondan, y que se incluyen como cortesía o por su información, deben ingresar al campo CC con copia». Luego, mueve a alguien a BCC con copia oculta cuando sus comentarios ya no sean necesarios.

Intenta enviar un correo electrónico durante el horario comercial normal.

Turk dice: «Podemos revisar el correo electrónico en cualquier lugar y en cualquier momento, pero en lugar de sentirnos libres, nos sentimos atrapados. Se espera que siempre seamos contactables. Ella agrega: «La única forma de contrarrestar esta tendencia es comenzar a establecer límites. A menos que seas un cirujano cardíaco, realmente no necesitas estar de guardia todo el tiempo». Evita molestar, o tentar, a las personas con pings, zumbidos o notificaciones de tus correos electrónicos entrantes. Bonificación adicional: al tomar un receso del correo electrónico, también te harás un favor.

Traducción y adaptación: Alfredo Mario Mejía Ramírez.

Publicación original: Balarezzo, D. (2019). Yes, there is a right way to write an email — here are some simple rules.

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